Kiedy zwrot za okulary i soczewki korygujące jest wolny od składek ZUS i PIT

Wydatki pracodawcy na zakup pracownikom okularów i soczewek korekcyjnych oraz dokonywane na rzecz zatrudnionych z tego tytułu zwroty, zgodnie z określonymi wymaganiami, jako koszty ponoszone w związku z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy korzystają z wyłączenia:

z podstawy wymiaru składek ZUS (na mocy § 2 ust. 6 rozporządzenia składkowego),
z podstawy podatku dochodowego od osób fizycznych (na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT).

Z ozusowania wyłączone są m.in.:

wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy,
ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także
ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz
wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Na mocy § 7–8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca zatrudniający pracowników przy monitorach ekranowych co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy jest zobowiązany:

odpowiednio wyposażyć stanowiska pracy,
zapewnić pracownikom profilaktyczne badania lekarskie,
umożliwić skorzystanie z co najmniej 5-minutowych przerw po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego wliczanych do czasu pracy (lub ewentualnie organizować pracę przemienną),
w razie zaleceń lekarskich, zapewnić okulary korygujące wzrok (lub – jak wynika z interpretacji ZUS i fiskusa a także resortu pracy – także soczewki kontaktowe).

Okulary (lub soczewki) korygujące przysługują pracownikowi, gdy łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

pracownik użytkuje podczas pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze ekranowym zalecił lekarz okulista przeprowadzający badania pracownika w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (badanie wstępne, okresowe, kontrolne).

Z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 16 marca 2011 r. dotyczącej zwolnienia z podatku świadczeń związanych z zapewnieniem pracownikom okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (sygn. DD3/033/30/CRS/11/95) wynika, że:

obowiązek zapewnienia okularów przez pracodawców powinien być realizowany w odniesieniu do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy;
kwestią zasadniczą jest, aby pracownik – względem którego stwierdzono, na podstawie badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, potrzebę stosowania przy obsłudze monitora okularów korygujących wzrok – został zaopatrzony w okulary zgodne z zaleceniem lekarza, tj. o określonych parametrach (odpowiednich do stanu wzroku pracownika), przeznaczone do pracy przy monitorze;
przepisy nie określają formy zapewnienia pracownikowi zaleconych okularów, dlatego też, w ocenie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, to pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary. Może to nastąpić poprzez:
- otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok,
- dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą. W tym przypadku zasadne jest ustalenie przez pracodawcę kwoty przeznaczonej na omawiane okulary i poinformowanie o tym zainteresowanych pracowników. Należy mieć jednak na uwadze, że wysokość środków finansowych, jakie pracodawca przeznacza na okulary, powinna być tak skalkulowana, aby umożliwiała zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza;
obie wyżej opisane formy zapewnienia przez pracodawcę okularów korygujących wzrok uprawniają do zastosowania zwolnienia podatkowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (a w konsekwencji również zwolnienia składkowego);
zgodnie z poglądem prezentowanym przez resort pracy, w niektórych przypadkach lekarz może zalecić stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł (soczewek) kontaktowych, które spełniają ten sam cel. Te przypadki mogą być związane z określonymi wadami wzroku pracownika, przy których nie jest możliwe skorygowanie wzroku przy pomocy okularów. Zatem, jeżeli lekarz specjalista w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci pracownikowi stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł (soczewek) kontaktowych, pracodawca ma obowiązek je zapewnić. Z tych względów należy uznać, że w tych szczególnych sytuacjach świadczenie w postaci zapewnienia szkieł (soczewek) kontaktowych również nie podlega opodatkowaniu (a w rezultacie nie trzeba od niego odprowadzać składek ZUS).

Powyższe znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 marca 2017 r. (sygn. 0461-ITPB2.4511.78.2017.1.HD), w której zaakcentowano, że: „(…) jeżeli lekarz specjalista, w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, zaleci pracownikowi stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł korekcyjnych (soczewek kontaktowych) pracodawca ma obowiązek je zapewnić. Z tych względów należy uznać, że w tych szczególnych sytuacjach świadczenie w postaci zapewnienia szkieł korekcyjnych (soczewek kontaktowych) stanowi przychód pracownika pracującego przy monitorze ekranowym przynajmniej połowę dobowego czasu pracy (zatrudnionego zarówno na cały etat, jak i na ½ etatu), który korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto, zauważyć należy, że art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera limitu kwoty, która podlega zwolnieniu z opodatkowania. Jednakże należy mieć na uwadze, że wysokość środków finansowych, jakie pracodawca przeznacza na szkła korekcyjne (soczewki kontaktowe lub okulary), powinna być tak skalkulowana, aby umożliwiała ich zakup zgodnie z zaleceniem lekarza.(…)”.

Okulary / soczewki przepisane w trakcie dodatkowych badań

Trzeba tu zwrócić uwagę na to, że świadczenie w postaci dodatkowo przeprowadzonych badań lekarskich, które odbyły się na wniosek pracownika de facto posiadającego ważne badania oraz kwota refundacji kosztów zakupu okularów / szkieł / soczewek korygujących wzrok dokonanego w rezultacie ww. dodatkowych badań, w opinii organu rentowego nie podlegają zwolnieniu ze składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego.

Powyższe potwierdza interpretacja zusowska z 23 maja 2014 r., sygn. WPI/200000/43/519/2014, w której czytamy: „(…) w myśl art.229 Kodeksu pracy oraz § 1 ust. 1 i § 4 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu opieki profilaktycznej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych dla celów przewidzianych w Kodeksie pracy (…) badania profilaktyczne to: badania wstępne (przed podjęciem pracy), okresowe (co kilka lat w zależności od warunków pracy – termin wyznacza lekarz) i kontrolne (po okresie choroby trwającej dłużej niż 30 dni). W konsekwencji nie można uznać, że koszty przeprowadzonych dodatkowo badań lekarskich na wniosek pracownika oraz kwota refundacji kosztów zakupu szkieł korygujących wynikają z obowiązujących w tym zakresie przepisów (…). Należy zatem uznać, że koszty tych badań lekarskich oraz kwota refundacji kosztów zakupu szkieł korygujących stanowi dodatkowe świadczenie na rzecz pracownika nie podlegające zwolnieniu na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia [składkowego – przypis redakcji]”.

Wydaje się, że inaczej na sprawę zakupu okularów / soczewek lub zwrotu poniesionych z tego tytułu kosztów zapatruje się fiskus. Znalazło to odzwierciedlenie przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 23 stycznia 2015 r., sygn. ITPB2/415-983/14/RH, w której znalazła się odpowiedź na pytanie: Czy w przypadku, gdy pracownik zwróci się z wnioskiem do pracodawcy o skierowanie go na badania w wyniku pogorszenia się wzroku przed upływem wyznaczonego przez lekarza terminu kolejnych badań profilaktycznych, a lekarz w wyniku przeprowadzonych badań wskaże potrzebę stosowania lub wymiany okularów, to czy dokonana pracownikowi przez pracodawcę (na podstawie zarządzenia wewnętrznego) refundacja poniesionych i udokumentowanych przez pracownika kosztów zakupu okularów oraz poniesione przez pracodawcę koszty za przeprowadzone badania okulistyczne, będą stanowiły przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem od osób fizycznych, od którego Wnioskodawca jako płatnik ma obowiązek obliczyć, pobrać i wpłacić do właściwego urzędu skarbowego zaliczkę na podatek, a następnie uwzględnić ten fakt w informacji PIT?

W powyższej interpretacja stwierdzono, że: „(…) Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 grudnia 2002 r. (I PK 44/02, OSNP 2004 nr 12, poz. 209) wskazał, iż „aktualnym orzeczeniem lekarskim w rozumieniu art. 229 § 4 Kodeksu pracy jest orzeczenie stwierdzające stan zdrowia pracownika w dacie, w której ma być dopuszczony do pracy. Zachowuje ono aktualność w okresie w nim wymienionym, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika.”

Stąd niewątpliwie pogorszenie wzroku pracownika należy traktować jako zmianę jego stanu zdrowia, uzasadniającą konieczność wcześniejszego niż wynikałoby to z obowiązującego zaświadczenia lekarskiego, przeprowadzenia badania lekarskiego. Wynik badania okulistycznego wskazujący na konieczność stosowania lub wymiany okularów, obliguje pracodawcę do zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza.

Biorąc pod uwagę powyższe regulacje prawne oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że zwrot poniesionych i udokumentowanych przez pracownika kosztów zakupu okularów korygujących wzrok dokonany przez Wnioskodawcę, będzie stanowił przychód pracownika ze stosunku pracy, objęty zwolnieniem od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast koszt badania okulistycznego poniesiony przez Wnioskodawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tym samym nie może mieć do niego zastosowania wskazany przez Wnioskodawcę art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy. (…)”.

Ten sam pogląd wyrażono np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 listopada 2015 r., sygn. ILPB1/4511-1-1180/15-2/TW.

Z uwagi na wskazane rozbieżności w interpretacji przepisów dokonanej przez ZUS i organy skarbowe, w przypadku wątpliwości dotyczących możliwości zastosowania zwolnienia podatkowo-składkowego względem kosztów zakupu okularów / soczewek dokonanego na podstawie dodatkowych badań okulistycznych, zaleca się wystąpienie do organu rentowego i fiskusa o wykładnie przepisów odnoszących się do poruszonej kwestii.